Dienstplan in der Pflege fair gestalten

Was „fair“ im Dienstplan bedeutet

Auf Station gibt es immer Dienste, die niemand gern übernimmt: Wochenenden, Nächte, kurzfristiges Einspringen. Fair heißt, diese Lasten nach erkennbaren Regeln zu verteilen. Vier Maßstäbe helfen bei der Prüfung:

• Transparenz: Die Regeln sind vor der Planung bekannt, nicht erst danach.
• Anteil statt Gleichheit: Wer weniger Stunden hat, trägt anteilig weniger Last.
• Reihum: Wer beim letzten Plan zurückstecken musste, hat diesmal Vorrang.
• Nachprüfbarkeit: Zahlen zu Wochenenden, Nächten und Stunden liegen offen.

Die Beispiele unten rechnen mit dem Team aus dem Pflege-Beispiel: 14 Personen, davon 8 in Vollzeit mit 38,5 Stunden, 4 mit 30 Stunden und 2 mit 20 Stunden. Der Planungszeitraum sind vier Wochen.

Wochenenden gerecht verteilen

Zuerst brauchen Sie den Bedarf. Im Beispiel braucht jeder Wochenendtag 3 Personen im Frühdienst, 3 im Spätdienst und 2 in der Nacht, also 8 Dienste. Ein Wochenende hat zwei Tage, das sind 16 Dienste, in vier Wochen 64 Wochenenddienste.

Nun verteilen Sie diese 64 Dienste im Verhältnis zu den Wochenstunden. Die Summe aller Wochenstunden beträgt 8 × 38,5 + 4 × 30 + 2 × 20 = 468 Stunden. Der Anteil einer Person ist ihre Wochenstundenzahl geteilt durch 468, mal 64.

Gerundet arbeiten Vollzeitkräfte also fünf Wochenendtage, Teilzeitkräfte mit 30 Stunden vier und mit 20 Stunden drei. Die Rundungsreste verteilen Sie über den nächsten Plan: Wer diesmal einen Dienst mehr hatte, bekommt im nächsten einen weniger. Ist im Generator „Wochenenden fair verteilen“ aktiv, bevorzugt er für Samstag und Sonntag diejenigen mit den wenigsten bisherigen Wochenenddiensten. Die Obergrenze, etwa „höchstens drei von vier Wochenenden“, legen Sie zusätzlich als Hausregel fest.

Der gesetzliche Rahmen: Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben, und für Sonntagsarbeit steht ein Ersatzruhetag zu (§ 11 ArbZG).

Ein Zahlenbeispiel für Sonntage: Ein Jahr hat 52 Sonntage, in manchen Jahren 53. Müssen mindestens 15 davon frei bleiben, darf eine Person bei 52 Sonntagen höchstens 52 − 15 = 37 arbeiten. Wer jeden zweiten Sonntag arbeitet, kommt auf 26 und lässt 26 frei, deutlich mehr als die vorgeschriebenen 15. Das ist eine mögliche Hausregel, keine gesetzliche Vorgabe.

Nachtdienste in sinnvollen Blöcken

Nachtdienste greifen in den Schlaf-wach-Rhythmus ein. Fair verteilt heißt hier: nicht nur gleich viele, sondern auch in Blöcken, die sich planen und erholen lassen. Ein zusammenhängender Block mit anschließender freier Zeit ist besser vorhersehbar als ein ständiger Wechsel zwischen Nacht und Tag.

Im Beispiel braucht jede Nacht 2 Personen. In vier Wochen sind das 28 Nächte × 2 = 56 Nachtdienste. Übernehmen 8 Personen den Nachtdienst, entfallen auf jede 56 ÷ 8 = 7 Nächte. Das lässt sich zum Beispiel als Blöcke von drei, zwei und zwei Nächten planen.

Für Nachtarbeitnehmer sieht das Arbeitszeitgesetz außerdem einen Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchungen vor (§ 6 ArbZG). Wer wie viele Nächte geleistet hat, sollten Sie deshalb für jede Person festhalten. Wie eine Nachtschicht im Raster und in der Ruhezeitprüfung aussieht, sehen Sie im Schichtplan-Beispiel.

Wünsche mit Verfahren behandeln

Wünsche gehören in jeden Plan, dürfen aber die Pflichtbesetzung nicht gefährden. Deshalb gilt die feste Reihenfolge: erst Pflichtbesetzung, dann faire Verteilung, dann Wünsche. Damit das nicht willkürlich wirkt, brauchen Sie ein Verfahren:

• Kontingent: Jede Person darf pro Planungszeitraum eine feste Zahl an Wunschtagen eintragen, zum Beispiel zwei.
• Frist: Wünsche gehen bis zu einem festen Termin vor der Planung ein.
• Vorrang reihum: Wer im letzten Plan einen Wunsch nicht bekam, wird diesmal zuerst berücksichtigt.
• Sichtbarkeit: Übergangene Wünsche werden im Plan markiert und begründet.

Im Beispiel: 14 Personen mit je zwei Wunschtagen ergeben 28 Wünsche in vier Wochen. Der Generator berücksichtigt sie, solange alle Schichten besetzt bleiben. Muss er einen Wunsch übergehen, erscheint am Feld ein Hinweis, den Sie für den nächsten Plan notieren.

Stundenkonto im Gleichgewicht

Die Stunden pro Person sollten am Ende nahe am Soll liegen. Das Soll berechnen Sie als Wochenstunden × Tage ÷ 7. Weil Schichten ganze Blöcke sind, bleibt meist eine Abweichung von bis zu einer halben Schichtlänge, das sind bei acht Stunden etwa vier Stunden nach oben oder unten.

Ein Beispiel für eine Vollzeitkraft: Das Soll beträgt in vier Wochen 38,5 × 28 ÷ 7 = 154 Stunden. Mit 19 Schichten à 8 Stunden sind es 152 Stunden, also 2 Stunden unter dem Soll. Eine 20. Schicht brächte 160 Stunden und damit 6 Stunden über das Soll. Die kleinere Abweichung hat die Variante mit 19 Schichten. Die fehlenden 2 Stunden tragen Sie ins nächste Stundenkonto vor.

Im Pflege-Beispiel ergibt sich pro Woche ein Bedarf von 26 Frühdiensten, 21 Spätdiensten und 14 Nachtdiensten, zusammen 61 Dienste. Bei acht Stunden sind das 488 Stunden. Das Team hat ein Soll von 468 Stunden. Es fehlen also 20 Stunden pro Woche, das sind rund 1,4 Stunden je Person. Diese Mehrarbeit sollte nicht an denselben zwei Personen hängen bleiben. Verteilen Sie sie reihum und gleichen Sie sie mit freier Zeit aus.

Einspringen fair regeln

Kurzfristige Ausfälle treffen oft dieselben Personen: diejenigen, die selten Nein sagen. Das wirkt auf Dauer unfair und führt zu Überlastung. Eine Einspringliste mit fester Reihenfolge schafft Ordnung. Wer zuletzt eingesprungen ist, rückt ans Ende. Wer gerade Nachtdienst hatte oder die Ruhezeit nicht einhalten könnte, wird übersprungen und behält seinen Platz.

Ein Rechenbeispiel: Fallen in vier Wochen sechs Dienste kurzfristig aus und stehen sechs Personen auf der Liste, springt jede Person genau einmal ein. Ohne Liste können sich die sechs Einsätze auf wenige Personen konzentrieren. Legen Sie außerdem fest, wie der Einsatz ausgeglichen wird, etwa durch einen freien Tag innerhalb der nächsten Wochen.

Für die konkrete Umplanung nutzen Sie im Generator die Funktion „Ausfall melden“. Der Generator schlägt nur Personen vor, bei denen Ruhezeit, Tageshöchstzeit und Arbeitstage am Stück eingehalten werden. Reicht das nicht, zeigt die Liste unter dem Plan, warum niemand einspringen kann.

Fairness sichtbar machen

Fairness funktioniert nur, wenn sie überprüfbar ist. Eine einfache Übersicht pro Person und Quartal reicht:

Im Dienstplan-Generator sehen Sie Stunden gegen Soll direkt am Namen und die Wochenenden im Raster. Wer die Fairness-Übersicht über mehrere Zeiträume führen und Tausche im Team abwickeln will, kann den Dienstplan als eigene App mit Cortexion umsetzen. Neben dem Plan lassen sich dort Urlaubsplanung, Tauschbörse und Zeiterfassung einrichten. Hintergründe zum Thema finden Sie unter eigene App mit KI erstellen.

Regeln gemeinsam festlegen

Regeln werden akzeptiert, wenn das Team sie mitträgt. Besprechen Sie Wochenendgrenze, Blockgröße bei Nachtdiensten, Wunschkontingent und Einspringliste einmal gemeinsam und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Beteiligen Sie Mitarbeitervertretung oder Betriebsrat, wo das erforderlich ist. Überprüfen Sie die Regeln nach drei Monaten: Haben sie die Belastung tatsächlich gleichmäßiger verteilt, zeigen es die Zahlen aus der Fairness-Übersicht.

Wichtig ist auch der Ton: Ein Plan, der mit Begründung weitergegeben wird, erzeugt weniger Rückfragen als ein Plan ohne Erklärung. Nennen Sie bei Änderungen kurz den Grund, zum Beispiel „Pflichtbesetzung Nacht“ oder „Ruhezeit nicht eingehalten“.

Checkliste: Dienstplan in der Pflege fair gestalten

• Regeln für Wochenenden, Nächte und Wünsche vor der Planung bekannt gegeben
• Wochenenddienste nach Wochenstunden berechnet und Rundungsreste vorgemerkt
• Obergrenze für Wochenenden am Stück oder im Monat festgelegt
• Nachtdienste in Blöcken geplant, danach mindestens ein freier Tag
• Wunschkontingent, Frist und Vorrang reihum vereinbart
• Übergangene Wünsche notiert und begründet
• Stunden gegen Soll geprüft, Mehrarbeit reihum verteilt
• Einspringliste mit rotierender Reihenfolge geführt
• Fairness-Übersicht pro Quartal aktualisiert und mit dem Team besprochen

Häufige Fragen

Wie viele Wochenenden im Monat sind zumutbar?

Eine feste Zahl nennt das Arbeitszeitgesetz nicht. Es verlangt mindestens 15 beschäftigungsfreie Sonntage im Jahr. Alles Weitere regeln Tarifvertrag, Dienstvereinbarung oder Hausregel. Berechnen Sie den Anteil je Person nach Wochenstunden und legen Sie eine klare Obergrenze fest.

Müssen Teilzeitkräfte genauso oft am Wochenende arbeiten?

Ein gängiger und nachvollziehbarer Maßstab ist der Anteil nach Wochenstunden. Wer 20 statt 38,5 Stunden arbeitet, übernimmt entsprechend weniger Wochenenddienste. Abweichende Vereinbarungen im Haus gehen vor, das ist keine Rechtsberatung.

Wie gehe ich fair mit kurzfristigen Ausfällen um?

Führen Sie eine Einspringliste mit rotierender Reihenfolge: Wer zuletzt eingesprungen ist, steht hinten. Prüfen Sie bei jeder Anfrage Ruhezeit und Stundenkonto und gleichen Sie den Einsatz zeitnah mit freier Zeit aus.

Wie erkläre ich, dass ein Wunsch nicht erfüllt wurde?

Nennen Sie den Grund konkret: Pflichtbesetzung und Fachkraftquote haben Vorrang vor Wünschen. Zeigen Sie die betroffene Schicht und bieten Sie, wenn möglich, einen Ersatztermin an. Notieren Sie den übergangenen Wunsch, damit er im nächsten Plan Vorrang erhält.

Quellen und Stand

Rechtsgrundlage ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in der Fassung auf gesetze-im-internet.de. Zitiert werden: § 6 ArbZG, § 11 ArbZG. Stand: Gesetzestext abgerufen am 10. Oktober 2026. Zahlen in den Beispielen sind frei gewählte Rechenbeispiele, keine Messwerte. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung: Tarifvertrag, Dienstvereinbarung und Landesrecht können abweichen.